物料编码--PDM的基石

  一、前言

    物料编码对于制造产业而言,是一项非常专业而艰巨困难的工作,许多企业曾经重复三次/五次修改物料的编码原则,仍然认为公司使用的物料编码技术有许多问题或困难,但却又似乎找不到更好的解决方案。尤其,编码规则订定容易,但是订定的好或不好,却会影响整个公司的营运效率,因为料号只要编订一次,但是一旦料号编订之后,每天公司的研发、制工、营业、生管、物控、采购、品管、仓管、制造、外包、成本、售后服务、进出口……等部门的数十人、数百人、数千人或数万人的员工,都要使用这个物料编号来工作,这个影响企业经营绩效的层面是非常重大的。

    物料编码一旦出错,后续修改也相当的困难,所以物料编码相当于大厦的地基,一开始就应该务必正确,或应该花更多的时间在上面。物料编码的正确/成功与否,是整个PDM/ERP信息化的基石。

    为了协助许多在物料编码上发生困扰的企业找到解决方案,我根据多年来辅导企业经营管理和企业全面信息化的经验,希望能帮助客户从根本上解决物料编码问题。

    二、如何判断物料编号规则订定的合理与否

    在编订物料编号的时候,必须先思考下列几个关键问题:

    1、高效性:

    既然物料编码是企业内部几乎每一个部门的每一个人员每一天的工作都要处理无数次的事项,如何让每一个使用者快速有效率的查询、输入物料编码,对经营成本和效益是一个至关重大的事件,高阶经营主管不能不加以关心,并且必须对物料编码原则加以明确的下决策,以确保公司所使用的物料编码是相当具备效率性的做法。

    2、易学性:

    一个企业的员工是会不断流入,也会不断流出的,规模越大的企业,人员流进流出的数量当然会比较多,如何让新进员工在到职后的最短时间内完全掌握状况,将可以避免人员因为工作交接上的失误所造成的损失。如果能够让新进员工减少记忆的事项,让学习曲线缩短,却又能够把工作做得很好,这种物料编码原则将会是一个比较好又合理的管理制度。

    3、扩充性(成长性):

    一个企业的规模是可以不断成长扩大的,不仅是在人数上的成长扩大,厂别会扩大增加,营业所或办室处会扩大增加,子公司也会扩大增加,产品类别会扩大增加,事业处别会扩大增加,公司跨越国家的投资也会扩大增加,当一个制造产业的物料编码规划人员,就必须要为公司长远的扩大发展做思考,如何在企业发展到像飞利浦或奇异(GE)的规模的时候,您的物料编码原则仍然是一个有效的编码制度。

    4、明确性:

    物料编码原则必须订定得非常严谨,避免不明确的编码规则,例如有许多公司在编码规则里订定一个:“其它类”,这种不明确的编码原则会制造许多日后工作上的困扰。又如:“包装类”,这也是一种模糊不明确的编码规则,到底是纸箱、隔板、保丽龙、塑料袋、卷标、说明书、保证书、内标、产地标、栈板、木箱……等,应该一项一项明确区分订义出编码原则。毕竟纸箱和卷标一定有不同的编码规则,不应该合并在同一种大分类里。

    5、可分析性:

    物料编码不仅仅是在每个部门的日常工作上会使用到,还必须要在高阶主管和中阶主管的经分析管理体系中应用到。包括:BY 产品类别、BY机种(机型或Model No)、BY用途别、BY物料类别、BY产地别、BY产品家族……等。如何规划料号编码规则,以及相关物料基本资料的数据结构, 确实是一门非常重要的学问。

    三、物料的定义和包含的范围

    所谓物料,包括了:原材料、间接物料、制成品、半成品、商品、维修零组件……等用于直接投入产品生产制造,或间接辅助生产制造,或是用于营业部门销售的产品,或是用于厂内机器维修用途……等物料。除了上述物料项目之外,一个产业所会使用到的:图号、固定资产、模具、工具、治具、夹具、网版……等等,也都会牵涉到编码的问题,其编码的规划原则都是相同或类似的,我们在此先对于所有公司生产营运上使用到之物料的定义加以说明如下:

    1、原材料:是指从供料厂商购买取得之货品,而且必须是要投入车间(生产线)加工制造之后,才能产生另外一种产出品,再可以进行出售的原始货品。例如:纺织业使用的纱,注塑成型业使用的ABS塑料,电子业使用的IC半导体,化工业使用的硝酸……等。

    2、间接物料:是指从供料厂商购买取得之货品,但是间接用于生产制造之用途,或是因为其成本价格太小,在制造成本中根本无法/也不需要表达的货品。例如:手套、打包袋、去渍油、润滑机油……等。

    3、制成品:经由公司厂内自制,或经由委外加工完成之最终产品,可供销货之完成品。

    4、半成品:经由公司厂内自制,或经由委外加工生产之未完成货品,可以再经由生产领用,或外包领用的作业,继续进行生产加工之货品。

    5、商 品:直接向供货厂商订购,不需要经过生产加工过程,即可直接销售之货品。

    6、受托加工品:客户因为委托加工而提供进厂的物料,因为该类物料并非公司采购之原材料,必须另行编码控管。

    7、维修零组件:用于保养或维修机器设备,厂房设施而使用之零组件,或备品,而非用于直接生产的物料项目。

    8、固定资产类物料:在请购/采购/验收过程中,尚未编订固定资产编号之前,固定资产类的物料是否有需要编码 ? 又该如何编码 ?

    9、费用类物料:日常在公司或工厂内部会使用,或消耗掉的物料,属于费用类的项目,是否有需要编码 ? 又该如何编码 ?

 四、 编码长度之规划和迷失陷阱

    1、 编码长度是否具备高度的工作效率:

    对于一个已经实施全面信息化的企业而言,物料编码在产业中的使用,几乎遍及公司98%的部门,研发、制工、营业、采购、生管、物控、仓管、品管、制造、委外加工、财务、会计、制造成本、储运……等部门,都和物料编码有着密切的关系。如果物料编码的码数越长,就表示公司每个同仁的工作效率将会越差,每个人的工作产值也必然越少。但是,如果编码长度太短,却又无法充份表达物料的特性,而可能容易造成工作失误,或造成新进同仁的学习曲线太长,增加公司营运成本。因此,如何适当的规划各种物料的编码长度,就是一门考验承办人智能的重大工作。最理想的编码长度约为12至15码。

    2、不同大分类的物料,不必强制规定相同长度的编码,或使用相同规则:

    不同类别的物料,没有必要强制规定使用相同长度的编码,也没有必要使用同一种编码规则。例如:PCB印刷电路板和Resistor电阻,这两种不同类别的物料是否一定要使用相同长度的编码? 或使用相同的规则来编码 ? 答案是否定的,其原因说明如下:

    a、两种不同类的物料,就具备不同的物料特性,必须使用不同的方式来加以描述,包括编码的段数都可以不同,更不需要局限于编码长度。

    b、一个企业是不断成长或不断改变经营型态的有机体,一个目前正在生产电话机的企业,半年后可以增加生产冷气机,或LCD液晶显示器。原来强制规定物料编码为12码的长度,可能对冷气机是无法满足的编码规则,一旦冷气机的物料使用15码的长度来编码之时,电话机的编码长度是否也要让它改为15码的长度呢?原来公司只有一个深圳厂,后来公司不断发展到东莞有一个厂,苏州有一个厂,马来西亚有一个工厂,日本有两个厂,墨西哥一个厂,而且公司已经有计算机事业处、电器事业处、通讯事业处、化工事业处、纺织事业处、机械事业处……等,不同事业处的物料需要使用相同长度的编码规则吗?