知己知彼百战不殆——中小型企业实施PDM/PLM前的准备工作

时间:2011-02-26 19:30:54 来源:

知己知彼百战不殆

——中小型企业实施PDM/PLM前的准备工作

随着设计数据的大量积累以及3D设计的推进，目前很多企业都在考虑上PDM或者PLM，而且有些企业还把PDM当成了企业信息化的救命稻草。希望PDM可以实现至少是设计领域的信息化的提升，解决目前遇到的诸如图文档管理问题、版本问题、历史数据的问题、工艺的等等诸如此类的问题，而实施顾问公司也因为种种原因，也不愿意对企业进行大量的售前培训和引导，所以就造成了一个误区，那就是企业只要想上PDM，只要好好的选择一个实施公司就可以成功，而且效果会很好。但是现实证明，这是想当然的想法，大多数公司的PDM只是沦落成了一个图文档的储存工具，甚至还严重阻碍了正常的业务流。笔者认为，要想让PDM/PLM软件能够在企业扎根，并给企业带来效益和好处，企业还是要靠自己的，光靠外力是不可能让一个PDM系统正常的运作并逐渐的成长起来的，这也是类似于PDM/PLM系统如ERP等信息化系统在中国应用效果不好的原因之一。

对于中国大多数中小型企业来说，由于对计算机系统的应用时间较短，对于实施系统过程中，产生的信息化需求，大部分的管理层并没有一个清晰认识和解决问题的思路（不知己）；而且顾问公司和软件公司为了销售业绩，往往夸大了软件的应用范围和领域及作用（不知彼），这就造成了管理层在不具备相关基本的计算机信息化系统的常识下产生了错误的理解，相关人员也没有真正的对信息化系统的作用和特点以及解决问题的范围和领域有正确的认识，而系统实施执行层甚至规划层的素质也普遍的不高（大部分的专业人才一毕业就做编程、开发了，缺少相关的业务背景能力），这是造成目前信息化系统在中国屡屡失败的部分原因。

所以企业在应用PDM/PLM系统之前，管理层或者企业的系统规划人员，要经过大量的考察工作，真正的理解系统实施后的工作流和结果，最好能够结合自身的特点规划详细的系统实施效果方案，这样在签订合同的时候，也可以非常明确的提出需求，不仅仅能够规范双方的责任，更能够节省系统实施过程中的时间，减少不必要的纠纷，而且能够保证实施质量。

作为一名合格的系统管理或规划人员，首先要对企业的现有业务需求有明确的理解（知己），然后对需求能够有明确的解决方案、思路（知彼），对能够解决需求的软件或者系统有清晰的了解，要知道没有计算机系统和有计算机系统后管理、工作流等方面要有那些变化，以适应新的系统或新的工作场景，要知道系统能够解决什么，不能够解决什么（比如PDM系统能够对图纸进行有效的版本管理，但是它不能缩短图纸产生的时间，也不能降低图纸中本身的设计错误，更不能自动的产生图纸）。

说到现在，企业在上PDM系统前应该做哪些工作呢？

1：梳理和规范现有的相关流程，明确各个部门的流程及权限。

虽然业界有说PDM是基于现有业务流程而PLM是基于未来规划流程的，但是有以下几点值得关注：

1.1 到目前为止，没有任何系统能够真正意义上完全实现外部的物理流程。

也就是说，企业内部平常讨论的工作流程，系统只能对数据产生的节点以及数据本身的审批流程进行管理，而不能完全的模拟或者再现外部的物理流程。

1.2 电子数据本身审核流程刚开始不宜过于复杂。

由于大多数系统的应用人员可能从来没有应用过类似的系统，特别是管理层人员，刚开始设计的电子数据的审核流程不宜太长，太复杂，有时候看起来很完美的流程本身一种不完美，要注重效率和可行性。

1.3 明确流程节点各个责任人员，确定流程节点的执行力

大多数情况下，企业不是不能制定相对完美或者符合现实的流程，而是缺少必要的执行力，很多情况下，实施系统了，并不是规划的不合理，而是执行的力度不够，不能执行下去，导致系统陷入停滞状态，一个节点停滞了，就可能导致一系列的停滞。

1.4 规划的流程要尽量符合电子信息系统管理的特点

很多情况下，企业基于习惯的角度，都要求系统规划人员尽量符合现有业务流程的习惯，而往往高层决策管理人员的决策没有基于信息系统管理特点，所以需要学习或倾听相关人员的意见与建议。

1.5 不要把PDM/PLM系统实施公司当成企业管理咨询公司

有些企业把PDM/PLM顾问公司当成管理咨询公司来用，认为凡是跟系统相关的东西都需要顾问公司搞定，特别是流程规划上，而PDM/PLM顾问公司的本质以及实施的时间、素质、对企业的了解和熟悉程度就决定了其不可能有能力满足上面的要求。与其强行的满足客户要求还不如坚决的予以拒绝，企业也不要浪费时间，要么就进行自我规划和改善，要么请专业的管理顾问公司。流程重整和PDM系统是实施时可以同步进行的，但是需要企业本身强大的规划和执行能力。

2：整理企业现有设计相关的编码规则

由于历史原因，中小型企业的编码规则要么适合于手工管理的编码原则，要么就是“放羊”没有标准，这样就给实施PDM/PLM系统带来很大的困难。众所周知，改变一个人习惯是一件很困难的事情，而改变一个企业的习惯是一件更困难的事情。

2.1 适合于手工管理特点的编码规则的整理

企业都是由小到大的，有手工到信息化，所有存在遗留的问题很正常，只要正视问题，就一定可以解决问题。目前来说，手工编码的最大特点就是包含了很多的信息在里面，以使得看到编码本身就能知道一系列的信息，比如是什么？属于哪个类型的，什么材质的等等。但是计算机信息系统个管理特点则要求，只要保证编码的唯一性和合理性即可。不需要过于繁复的规则去产生一个编码，实施也证明了包含有大量系统的编码是在应用系统后是没有太大意义的，信息系统有很多的手段去得到此编码所包含的相关信息。

所以从效率、安全、完备性的角度出发，个人建议企业实施适合于计算机信息系统管理特点的编码系统。大多数情况下启用新的编码规则和编码系统，需要一定的人力物力处理历史遗留问题。

2.2 无规则编码的整理

有时没有规则有时候比有规则还要好，理论上只要指定新的规则满足系统需求即可，无需对习惯及大量的历史问题进行处理。但是从“自由”到“规范”可能会损害部分人的权利和利益，所以要循序渐进，不宜用猛药，一步到位的做法往往会得到相反的结果。

3：规划、规范现有数据存储模型和权限管理

受限于历史原因，到目前为止，很多企业还是对纸质数据的重视程度远远高于电子数据，而随着企业及客户要求的提高和社会的发展，企业的核心数据必将是电子数据，其安全性、可管理性的要求也必将越来越高，所以对企业的数据进行合理的分类和权限的定义，更有利于数据的安全、和使用。有以下几点需要注意：

3.1 定义统一的满足整个企业或者满足高端需求的数据存储结构和存储模型，而不是满足某一个特权部门的数据存储模型，要考虑整体的效率。

很多企业都没有电子数据集中存储的习惯，更多的是纸质文档的集中存储和管理，部分企业即使都放在服务器上，但是因为没有专人管理或者没有相关的经验，仍然采用了传统的手工式的管理，而且各自管各自的，一旦有人员的流动或者执行力的不足，很容易造成数据资料的混乱，而IT部门只能对硬件和共享方式、访问权限等进行处理，而没有能力对资料本身进行管理，所以就造成了资料越多就越乱的问题。

所以企业需要对各种数据资料进行规范和标准化，统计现有的文档类型以及存储习惯。指定体现公司效率的文档的存储规则和存储习惯，是一件很有意义的事情，一方面便于统计和检查资料的完备性，另一方面可以规范操作，便于维护系统和数据的安全性。

3.2 在满足安全的前提下，不要对权限进行过于复杂的设置，要兼顾效率。

权限是一面双刃剑，笔者认为最好采用外紧内松的方式，在保证整体数据资料安全的前提下，尽量扩大资料查阅权限的范围，如笔者遇到一个企业，他们要求同一个设计小组内部的不同人员不能相互查看对方的资料，这势必就造成了设计资料重复利用率的下降，也产生了一系列的问题，设计人员宁愿查看纸质文档也不愿意去看最新的数据资料（没权限看，但纸质的可以看），这种限制是一点意义都没有的。其实就一个企业而言，我们需要考虑怎么提高设计的效率，降低设计失误。提高设计质量，而不是绝对的保密，虽然保密性也很重要。有时开玩笑说，“这些东西都在我的脑子里，你把电脑上一把锁有用吗？呵呵”对于设计人员更多的是靠职业道德素质，而不是外在的东西。

3.3 主要的数据存储模型需要根据实际的需求进行标准化的定义

标准化的工作在很多企业都是很头疼的问题，我们国家的很多标准都是延续了传统的管理方式，并不适合现代信息化的要求，这本身也是一个很大的问题，软实力的提升不是一天两天的事情；在企业制定存储模型或者空白文件模板的时候，进行标准化的定义，最好有专门的标准化人员对数据进行标准化的审核及管理。

3.4 个性化的设置不能违背总的要求，制定统一的分类机应用规则。

分类好后，需要有一个规则，让大家很容易的理解和应用，文档和数据分类规则要定制的合理、简单、高效；个人即使因为某些习惯进行个性化也不能违背了整体的原则。

4：整理旧的历史数据

历史数据的整理是一个很大的问题，如果企业的数据一直比较规范，标准化实施的很好，问题就会小一些，如果数据不规范，最好就不要直接进入系统，整理规范后再统一的导入系统，以减少不必要的垃圾数据。以下几点需要注意：

4.1 越早开始越好，最好在系统实施初期就制定统一的方案。而不是等到系统配置结束后再进行实施。

其实历史数据的整理，就是统一化。要达到一个原则，即使是错误的，也要是一种类型的错误，这样更改也简单。怕就怕是个性化太多，需要高素质的人做重复性劳动的事情。

4.2 适当的开发一些自动化的程序或工具以提高效率，解决时间

如果数据比较规范，可以要求实施公司开发一些自动化的工具，进行快速的导入。

4.3 适当的采用合适的激励措施，保证整理的质量和完备性、准确性。

如果必须要对现有和历史数据进行整理，要定制数据整理计划，进行适当的物质奖励，如有的公司，整理一张旧图纸奖励10元等措施。尽量减少抵触情绪，以免影响系统应用的正常情绪。

5：规范数据接口结构

现在很多企业都上了ERP、项目管理等系统，PDM/PLM作为一个基础的数据管理系统，能够为其他的系统提供基础的数据或相应的数据交流接口。以下几点需要注意：

5.1 正确的评估与其他系统数据直接交流的方式及安全性、准确性、可行性。

不同系统之间的数据接口及数据交换是一件很危险的事情，一旦考虑不周就有可能引起一系列的问题，造成严重的后果，所以必须要对安全性、准确性可行性进行周密的分析和考虑。

5.2 不要使用过于复杂的数据交流方案，不要片面的追求自动化

越复杂越危险，有时候适当的降低一下自动化的程度，反而是一种明智的做法。

5.3 不同的系统管理人员要正确的评估需求。

要保证数据交换的准确性和完毕性，就需要不同的系统管理员或者系统的主要应用人员执行周密的思考和测试，不要想当然去决定某件事情。

6：培养内部应用和管理团队

如果没有相关的系统应用经验，要提前选定系统应用的种子人员和系统管理及企业内部的系统管理人员，提前让一部分人先了解系统应用的原因、过程和好处。系统实施过程中，这些人员要提供其业务范围内的准确的意见和系统实施建议。

6.1 不要妄图在一个很短的时间内让一个一无所知的人变成一个“啥都懂”的人。

表面上看起来很简单的东西，对于从没有接触过的人，可能就是一个大山，有时候把自己考考的低一些，是有利于学习和成长的。有些企业是实施准备实施后才可使确定“种子”或者叫“关键用户”，靠系统实施期间短短的时间，除了极个别的人员，大多数都对为什么实施系统、系统的作用等并不了解，其也不会主动了解，所以需要和管理层的思维保持同步，在企业的高层进行培训、考察时就应该提前介入了，这样也有利于中低层了解高层的管理意图和企业的发展需求，主动的进行学习并在后期的实施中提供关键的业务支持。

6.2 尽量使用具有相关素质的人员。

大家都说，“21世纪最贵的东西就是人才”，每个企业都希望自己又高素质的人才，都希望每个人都是多面手，都是高素质，这显然是不现实的，所以我们需企业甄别不同人员的能力和素质，在系统实施期间，担任相应的责任，赋予相应的权力。要遵循一个原则，那就是实际的能力比学历和专业更重要，企业要不拘一格的使用人才，千万不要过分的追求看起来很好很匹配的东西。

说了上面那么多，主要是想说在导入PDM系统之前，首先要对需求有明确的了解并且知道系统能够解决那些问题，能给企业带来什么，有什么好处，而不是盲目的基于行业的特点或者基于道听途说的观点，不从企业自身的特点及需求出发（企业的文化、工作流、数据基础、执行力、管理及应用人员素质等都可能对系统的实施产生致命影响，千万不要以为在同一行业中的某个企业上了某个系统，那么这个系统就一定适合自己的企业）听说好就上或者某些奇怪的理由不是从真正的需求出发做出决策。所以需要在上PDM系统之前，企业的自身需要做自身的调研、梳理、整改工作，将一些基本的规则、流程进行改进以符合计算机及信息化提供管理的特点，提高相关人员的基本素养，了解系统介入后的效果和特点，提出明确的目标和务实的考核指标，这样才能在应用系统后，促进企业的发展，让PDM/PLM系统成为企业进一步发展的基石和有力支撑的工具。

2009-9-25

王毅修改于天津沃克小镇

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