协同软件的优势及实施选型建议

　　一、协同软件的优势分析

　　协同软件相比其他软件的优势在哪里?我们试做以下表格来比较(见表一)。

　　表一：协同软件与其他软件的比较

　　对比发现，协同软件的优势如下：

　　(一)软件功能的优势

　　协同软件通过流程规范、信息共享、人员协助建立了虚拟化企业组织，通过各种事件的执行，将企业制度和文化渗透在这个虚拟的组织中，能够为企业员工提供轻松、高效的办公环境，更好地解决运营过程中繁琐的，使得管理层能够有更多地时间考虑企业的发展、战略规划。

　　(二)软件技术的优势

　　在技术上，协同软件的应用模式从P2P转向B/S、web、ERP、Java等，并且采用CSCW、SOA、EAl和ElP等主流技术是目前主流的软件应用模式，不论是在人机交互或者是界面设计上都占有优势，并且操作简单，流程性好。

　　(三)应用领域的优势

　　在应用上，协同软件在CRM、ERP、SCM、KM&CC、BPM等多个领域都能发挥作用。这就说明协同软件所适用的范围不仅仅是面向某类企业，而是面向所有的协同办公，企业所到之处都有它发挥的余地。

　　二、协同软件实施建议

　　(一)对于具备一定信息化水平的企业

　　对于具备一定信息实力，并且正在使用ERP或者CRM等其他软件的，拥有一定技术支撑和信息运行规模实力的公司而言，在考虑是否引入协同软件时，不需要摒弃原来使用的软件，而是充分认识到协同与当前方案的区别，将优势劣势综合考评，然后将协同软件的应用渗透到当前系统中去，优化系统的运行效率，提高问题的解决效率。例如，使用ERP的企业在沟通上不如协同软件流畅，那么协同软件的应用就能克服原先ERP的功能弱点，实现强强联合。协同软件与企业当前软件的融合，往往能起到事半功倍的效果。

　　(二)对于尚未涉足信息领域的企业

　　对于新成立的企业，无论在管理、沟通或是在业务、财务上都尚未成熟，也没有用过其他信息化软件产品，没有一个成熟的管理体系和运营构架。对于这样的企业，首先是企业自身应完善企业制度，构建一个可运行协同软件的环境。其次是分析自身需求，可以采用规范标准的实旌方法，也可以从软件商那里获取概念理论培训，优化自身的事物管理机制和运营模式，然后再到总体规划、分阶段系统实现，最后逐步推广完整的实施过程。

　　(三)实施中要注重过程控制

　　在企业中实施协同软件主要分三大块内容。一是实施前的培训指导工作，二是具体实施步骤，三是做好系统维护工作。这三个方面都是在整个过程控制中相当重要的。

　　首先，企业培训质量要提高。按照员工的不同职能要求分别进行培训，熟悉业务流程，提高沟通交流，促进信息的获取分析。

　　其次，企业自身不可完全依赖协同软件，企业文化、管理机制、管理构架也需要不断调整完善。

　　第三，公司对现有系统运行中存在的问题以及进一步的需求，应收集后反馈给软件供应商，要求供应商做好售后服务工作，维护完善系统。

　　三、协同软件选型建议

　　(一)分析企业自身的经济、技术可行性

　　企业的运作方式、效率、经济能力、技术成熟度是协同软件实施的前提。一些规模小或者不具备经济实力的公司无法使用协同软件。假若技术程度不成熟，而又使用性能复杂庞大的协同软件系统会适得其反。

　　(二)认清市场局势，明确需求侧重

　　协同软件的主要应用需求点，以前集中在邮件通讯、即时消息和日程管理等方面。现在，用户对于协同软件的需求点，已经转向工作流管理，用户应用协同软件的目的，已经由沟通转为“使团队协作工作节点有条不紊推进”。

　　但是，认清局势的同时也不能盲从主流，应从自身实际需求入手。任何企业都应在选型之前进行自我剖析，结合这样几个需求要素：员工需求、工作流的必要性、已有知识基础、客户资源、经济资源、财务资源等多个方面综合权衡。

　　企业所需功能模块也与该企业的主营业务和行业有关，不同企业的功能需求是有侧重的。例如：制造业以生产和财务为主，服务业以沟通和客户关系为主，通讯业以通信平台和客户关系为主。通过主营业务的侧重点，确定具备相应功能特性的软件。

　　(三)软件性价比权衡

　　选择协同软件时要综合考虑功能性需求(即时通讯、工作流等)和非功能性需求(响应度、速度、安全性、易用性、可维护性)。软件的非功能性从产品的技术构架就可以看出，目前，协同软件比较先迸的技术架构是MVC架构和基于SOA的体系结构，很容易进行功能的扩充和升级，并且数据库的适应性能好。因此，选型过程中对于产品的构架、特征、可维护性、稳定性等都需要作充分的了解认识。

　　此外是成本，协同软件成本从几万到几百万不等。如果企业不具备非常大的规模和实力，建议不要使用过于高端复杂的产品，容易陷入投资高、收益少的境地，并且对于软件资源也会造成闲置。对于中小企业，建议使用中低端价位、性能较高的产品，不要盲目追随品牌，挑选适合企业的才是最好的。

　　(四)软件售后服务

　　主要考察供应商以下几点：

　　1.能否根据客户需求进行到位的分析设计：

　　2.能否为企业提供有用的管理咨询：

　　3.对于企业使用初期的培训指导制度如何;

　　4.能否在实施过程中给客户提供行之有效的解决方法及建议：

　　5.服务的周期以及服务人员的素质。